Rejet de comptabilité - Centralisation mensuelle des Z de caisse

Il n'est pas légal de rejeter la comptabilité d'une entreprise qui centralise périodiquement les données globales de son logiciel de caisse !

Certaines entreprises sont amenées à enregistrer de nombreuses opérations quotidiennes.

Or, traditionnellement, la globalisation des recettes quotidiennes n'est admise que pour les petites entreprises : "Il est admis que les exploitants puissent inscrire globalement en fin de journée les opérations au comptant correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € TTC." (BOI-CF-CPF-10, n°30).

Cependant, depuis le 1er janvier 2018, toute personne qui enregistre des règlements au moyen d’un logiciel de caisse, est tenue d'utiliser un logiciel qui satisfasse aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Compte-tenu de cette sécurisation des logiciels de caisse, aucun rejet de comptabilité ne devrait être motivé par une centralisation mensuelle des données globales du logiciel de caisse.

Pourtant, nous constatons en pratique que certains vérificateurs continuent de motiver le rejet de comptabilité sur ce fondement.

Il convient de rappeler l’article 921-2 du Plan Comptable Général qui prévoit :  

« Les mouvements affectant le patrimoine de l'entité sont enregistrés sur le livre-journal :

 -       soit jour par jour, opération par opération

-       soit par récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération. »

Par ailleurs, la doctrine administrative précise : « si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, etc.). » (BOI-CF-IOR-60-40-20, n°65).

Par lettre du 28 mai 2019, l’administration fiscale a confirmé au Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, la faculté de procéder à l’enregistrement mensuel des Z de caisse issus d’un logiciel agréé.

En conséquence, un vérificateur ne peut considérer que la centralisation mensuelle des Z de caisse devrait entraîner le rejet de la comptabilité, puisqu'il a la faculté de vérifier le détail des écritures mensuelles dans le logiciel de caisse de l’entreprise...

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